Meeting.burger Rotselaar

Overzicht punten

Zitting van 20 juni 2024

1. Goedkeuring notulen vorige vergadering

Juridische gronden

● Artikel 19 van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Rotselaar
De beraadslagingen van de raad van bestuur worden vastgelegd in notulen die door de secretaris worden opgesteld en door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend.
De notulen van de vergaderingen worden meegestuurd met de uitnodiging voor de volgende vergadering waar ze ter goedkeuring worden voorgelegd.

Besluit

Na beraadslaging,

10 stemmen voor: Bart De Vos, Els Heremans, Diane Discart, Heidi Van der Elst, Vincent Van Opstal, Peggy Du Tré, Elke Wollants, Eric Meyers, Jeroen Janssens en Jeroen Gryson

Enig artikel:

De raad van bestuur keurt de notulen van de vergadering van 16 mei 2024 goed.

Publicatiedatum: 22/11/2024

Overzicht punten

Zitting van 20 juni 2024

2. Aanpassing reglement zwemzone en zwempaviljoen ‘de Plas’ Rotselaar

Voorgeschiedenis

● Besluit van de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Rotselaar van 16 mei 2024

De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Rotselaar keurt het reglement zwemzone en zwempaviljoen 'de Plas' Rotselaar, het reglement terbeschikkingstelling zwemzone en zwempaviljoen en het tarievenreglement goed.

● Besluit van de gemeenteraad van 28 mei 2024

De gemeenteraad keurt het politiereglement houdende de handhaving van de openbare orde in domein Ter Heide Rotselaar goed.

Feiten, context en argumentatie

● Om een veilig verloop in domein Ter Heide Rotselaar en zwemzone 'de Plas' Rotselaar te garanderen werden de hierboven vermelde reglementen aangepast en respectievelijk goedgekeurd door de raad van bestuur op 16 mei 2024 en door de gemeenteraad op 28 mei 2024.

● In het kader van de wetgeving op de privacy dient het huidig reglement zwemzone en zwempaviljoen 'de Plas' nog te worden aangevuld en verduidelijkt met de nodige bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

● Deze aanpassing werd voorgelegd aan de data protection officer (hierna afgekort: DPO) die hierop een positief advies gaf.

Juridische gronden

● Artikelen 235 en 236 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

● Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Rood van 27 opril 20l6 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verbond met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/lEG (algemene verordening gegevensbescherming).

● Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Adviezen

● Positief advies van de data protection officer van 12 juni 2024.

Besluit

Na beraadslaging,

10 stemmen voor: Bart De Vos, Els Heremans, Diane Discart, Heidi Van der Elst, Vincent Van Opstal, Peggy Du Tré, Elke Wollants, Eric Meyers, Jeroen Janssens en Jeroen Gryson

Artikel 1:

De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Rotselaar keurt de hiernavolgende aanpassing aan het reglement zwemzone en zwempaviljoen 'de Plas' Rotselaar goed:

1. Er wordt een nieuw artikel 3 toegevoegd dat luidt als volgt:

Artikel 3. Toegangscontrole en gegevensverwerking

● In de zwemzone wordt een toegangsregistratie en –controlesysteem gehanteerd voor de toegang tot de zwemzone tijdens openingsmomenten. Hiertoe worden de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen conform de algemene verordening van de gegevensbescherming.

● Elke inwoner dient zijn ID in te laten lezen en elke niet-inwoner kan gevraagd worden naar zijn ID. Er gebeurt geen registratie voor kinderen jonger dan 13 jaar.

● De persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

○ Toekennen van goedkoper tarief voor inwoners;

○ Garanderen veiligheid bezoekers;

○ Handhaving toegangsverboden;

● De gegevens van de bezoeker worden lokaal niet opgeslagen, behalve in geval van een toegangsverbod. Na het beëindigen van de duurtijd van het toegangsverbod, zullen deze gegevens manueel verwijderd worden door de bevoegde personen.

● Toegangsverbod is enkel geldig in zwemzone ‘de Plas’ Rotselaar.

● De volgende rechten van de betrokkene (persoon van wie persoonsgegevens verwerkt worden) gelden:

○ Recht op informatie en inzage: betrokkene mag weten of het lokaal bestuur Rotselaar persoonsgegevens verwerkt, welke dit zijn, op welke manier deze worden gebruikt en kan hierover verdere toelichting krijgen.

○ Recht op correctie en aanvulling: als persoonsgegevens niet kloppen, mag betrokkene vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

○ Recht op gegevenswissing: betrokkene mag vragen dat persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

■ de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;

■ de toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens wordt ingetrokken;

■ wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;

■ de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden.

● Deze rechten kunnen uitgeoefend worden door te mailen naar privacy@rotselaar.be.

2. Door de invoering van het nieuwe artikel 3, wordt de nummering van de daarop volgende artikelen in het reglement zwemzone en zwempaviljoen 'de Plas' aangepast als volgt:

● 'Artikel 3. Toegangsverbod' wordt 'Artikel 4. Toegangsverbod'

● 'Artikel 4. Algemene verbodsbepalingen' wordt 'artikel 5. Algemene verbodsbepalingen'

● 'Artikel 5. Specifieke bepalingen zwemmen' wordt 'Artikel 6. Specifieke bepalingen zwemmen'

● 'Artikel 6. Specifieke bepalingen schade en aansprakelijkheid' wordt 'Artikel 7. Specifieke bepalingen en aansprakelijkheid'

● 'Artikel 7. Afwijkingen' wordt 'Artikel 8. Afwijkingen'

Artikel 2:

De aanpassing aan het reglement zwemzone en zwempaviljoen 'de Plas' wordt overeenkomstig de artikelen 286 en 287 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bekend gemaakt en treedt onmiddellijk in werking.

Publicatiedatum: 22/11/2024

Overzicht punten

Zitting van 20 juni 2024

3. Vaststelling Jaarrekening 2023 AGB Rotselaar en rapport voor gemeente Rotselaar (AV)

Voorgeschiedenis

● Het verslag van 18 juni 2024 van de raadscommissie Financiën waar de jaarrekening 2023 van het autonoom gemeentebedrijf Rotselaar werd besproken.

● Attest van consultant Moore van 12 juni 2024 met betrekking tot de gedane controles en uitgevoerde werkzaamheden.

Feiten en context

● De jaarrekening BBC van het Autonoom Gemeentebedrijf Rotselaar (hierna afgekort : AGB Rotselaar) dient ter vaststelling te worden voorgelegd aan de raad van bestuur.

● De gemeenteraad brengt advies uit over deze jaarrekening.

● De goedkeuring van de BBC-jaarrekening is een bevoegdheid van de toezichthoudende overheid.

● De goedkeuring van de jaarrekening NBB is een bevoegdheid van de algemene vergadering (in casu de gemeenteraad).

De Jaarrekening 2023 BBC met volgende kerncijfers wordt voor advies voorgelegd aan de gemeenteraad.

Beschikbaar budgettair resultaat	127.901
Autofinancieringsmarge	103.806
Balanstotaal	14.314.618
Saldo exploitatie	714.851
Saldo investeringen	- 1.129.307
Saldo financiering	518.263
Budgettair resultaat van het boekjaar	103.806
Exploitatieuitgaven in het boekjaar	1.123.479
Exploitatieinkomsten in het boekjaar	1.838.330

De jaarrekening 2023 vennootschapsboekhouding met volgende kerncijfers wordt aan de gemeenteraad in haar hoedanigheid van algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd.

Te bestemmen winst van het boekjaar	150.976
Overgedragen winst van het vorige boekjaar	277.105
Te bestemmen winst	428.081
Uit te keren winst	50.000
Over te dragen winst	378.081

● Voor de investeringen van 2023 werd op de raad van bestuur van 14 december 2023 een voorlopige leningstabel opgemaakt. De lening werd toen begroot op 1.377.995,45 euro. Aangezien het leningsbedrag van 2023 nu definitief gekend is (1.129.306,92 euro), werd er een definitieve aflossingstabel opgemaakt die in het besluit mee goedgekeurd wordt.

Juridische gronden

● Artikel 243 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

● Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.

● Het Ministerieel Besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, rekeningstelsels en digitale rapportering in BBC.

● Het Wetboek van Economisch Recht van 28 februari 2013.

Bijlagen

● Jaarrekening BBC AGB Rotselaar 2023

● Documentatiebundel Jaarrekening BBC 2023

● Jaarrekening NBB AGB Rotselaar 2023

Besluit

Na beraadslaging,

8 stemmen voor: Bart De Vos, Els Heremans, Vincent Van Opstal, Roel Poelmans, Peggy Du Tré, Elke Wollants, Jeroen Janssens en Jeroen Gryson

3 onthoudingen: Diane Discart, Heidi Van der Elst en Eric Meyers

Artikel 1:

De jaarrekening 2023 van het Autonoom Gemeentebedrijf Rotselaar, wordt vastgesteld.

Artikel 2:

Dit besluit wordt, samen met de bijlagen, aan de toezichthoudende overheid overgemaakt.

Artikel 3 :

Onderhavig verslag wordt ter kennis gebracht aan de gemeenteraad :

VERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR OVER HET BOEKJAAR VAN 01/01/2023 TOT 31/12/2023

IDENTIFICATIEGEGEVENS

Autonoom Gemeentebedrijf Rotselaar

Provinciebaan 20

3110 Rotselaar

BE 0865.782.903

INHOUDSOPGAVE

I. Commentaar op enkele punten van de jaarrekening

1. Materiële en immateriële vaste activa

2. Liquide middelen en geldbeleggingen

3. Eigen vermogen

4. Schulden

5. Bedrijfsresultaat

II. Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum.

III. Omstandigheden die de ontwikkeling van de vennootschap aanmerkelijk kunnen beïnvloeden.

IV. Werkzaamheden op gebied van onderzoek en ontwikkeling.

V. Bijkantoren van de vennootschap.

VI. Alarmprocedure bij opmerkelijke verliezen.

VII. Voorstel van de resultaatverdeling.

VIII. Uitzonderlijke werkzaamheden en bijzondere opdrachten van de commissaris verricht door vennootschappen waar de commissaris een beroepsmatig samenwerkingsverband mee heeft.

IX. Diverse

Geachte,

Hiermede brengen wij U verslag uit over het ontwerp van jaarrekening over boekjaar 2023, met een balanstotaal van € 14.314.617,81 en een te bestemmen winst van het boekjaar van € 150.976,03.

I. Commentaar op enkele punten van de jaarrekening

1. De vaste activa

De netto boekwaarde van de vaste activa bedraagt € 13.731.097,71. Binnen deze post vinden we voornamelijk de netto boekwaarde (=initiële waarde verminderd met de afschrijvingen) terug van het gebouw ‘Sportoase Ter Heide’, de erfpacht van het administratief centrum en het recht van opstal van de MENA.

Het totale investeringsbedrag van 2023 bedroeg € 1.129.306,92.

2. De vlottende activa

De vlottende activa bestaan uit de voorraden, te ontvangen vorderingen, overlopende rekeningen en de liquide middelen.

De voorraden betreft een ‘ijzeren voorraad’ (€ 2.505,60) waarbij jaarlijks hetzelfde voorraadniveau wordt gehanteerd. De vorderingen op ten hoogste een jaar (€ 375.128,06) betreffen de openstaande handelsvorderingen (€ 205.635,83) waarvan de openstaande klanten € 190.086,09 bedragen. De overige vorderingen (€ 169.492,23) bestaan integraal uit nog te ontvangen prijssubsidie van de gemeente.

De liquide middelen per 31/12/2023 bedragen € 204.063,39.

3. Eigen vermogen

Het eigen vermogen is positief en bestaat uit een onbeschikbare inbreng van € 250.000,00, een statutaire onbeschikbare reserve (€ 25.000,00), een overgedragen resultaat (€ 378.081,08) en een kapitaalsubsidie van € 92.670,86.

4. Schulden

De schulden (€ 13.537.975,59) bestaan uit schulden op meer dan één jaar (€ 12.422.133,95) en schulden op ten hoogste één jaar (€ 1.066.662,83). De schulden op meer dan één jaar bestaan louter uit de schulden aan de gemeente. Er zijn geen lange termijn schulden meer t.a.v. kredietinstellingen.

De schulden op ten hoogste één jaar bestaan voornamelijk uit de korte termijnschuld van de leningen (€ 641.015,76), de leveranciersschulden (€ 93.402,96), schulden met betrekking op belastingen (€ 34.439,60) en de overige schulden voor € 284.774,09. Deze overige schulden bevatten voornamelijk de correctie op de nieuwe aangegane lening bij de gemeente (€ 233.636,09).

5. Bedrijfsresultaat

De winst over boekjaar 2023 bedraagt € 150.976,03. Samen met de overgedragen winst van 2022 ( € 277.105,05) komen we op een “Te bestemmen winst” eind 2023 van € 428.081,08.

II. Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum.

De veronderstellingen die gehanteerd worden bij de waardering van de financiële en niet-financiële activa op de balansdatum geven de informatie zoals die op 31 december 2023 beschikbaar was op voorzichtige, redelijke en onderbouwde wijze weer. Hoewel de volledige impact van de COVID-19-crisis op dit moment ongekend is en de voortschrijdende maatregelen niet redelijk kunnen ingeschat worden, is het bestuursorgaan van oordeel dat voldoende maatregelen werden genomen om de negatieve impact ervan zoveel als mogelijk in te perken. Het bestuursorgaan wijst hierbij op de mogelijke financiële risico's als gevolg van de uitzonderlijke omstandigheden waarmee de onderneming geconfronteerd wordt.

III. Omstandigheden die de ontwikkeling van de vennootschap aanmerkelijk kunnen beïnvloeden.

Er hebben zich geen belangrijke omstandigheden na balansdatum voorgedaan.

IV. Werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling.

Er zijn geen kosten gemaakt op het gebied van onderzoek en ontwikkeling.

V. Bijkantoren van de vennootschap.

De vennootschap heeft geen bijkantoren.

VI. Alarmprocedure.

Bij de afsluiting van de rekening 2023 is het eigen vermogen (€ 745.751,94) groter dan de inbreng buiten kapitaal ten bedrage van € 250.000,00.

VII. Voorstel van de resultaatverdeling

De winst over boekjaar 2023 bedraagt € 150.976,03. Samen met de overgedragen winst van 2022 ( € 277.105,05) komen we op een “Te bestemmen winst” eind 2023 van € 428.081,08 en wordt als volgt verwerkt:

• Toekennen van een dividend van € 50.000,00 aan de gemeente

• Overgedragen naar volgend boekjaar voor een bedrag van € 378.081,08

VIII. Uitzonderlijke werkzaamheden en bijzondere opdrachten van de commissaris en prestaties verricht door vennootschappen waar de commissaris een beroepsmatig samenwerkingsverband mee heeft

Vennootschappen waarmee de commissaris een beroepsmatig samenwerkingsverband heeft, hebben geen diensten verricht.

IX. Diverse

De vennootschap maakt geen gebruik van financiële instrumenten om risico’s in te dekken.

De risico’s en onzekerheden eigen aan de sector en aan de activiteiten van de vennootschap, worden volgens de raad van bestuur door de deskundigheid en de ervaring van het team van gemotiveerde medewerkers in voldoende mate onderkend en afgezekerd om te vermijden dat een eventuele negatieve impact daarvan een doorslaggevende invloed zou hebben op het resultaat van de vennootschap.

Wij verzoeken U dan de jaarrekening, zoals ze U voorgelegd werd, en de resultaatsbestemming, zoals hier voorgesteld, te willen goedkeuren.

Wij verzoeken de gemeenteraad, na goedkeuring van de rekening, kwijting te verlenen aan de bestuurders.

Rotselaar, 20 juni 2024

Bart De Vos

Voorzitter

Artikel 4 :

De raad van bestuur keurt de definitieve aflossingstabel m.b.t. de gedane investeringen van boekjaar 2023 goed. Het totale leningsbedrag bedraagt uiteindelijk 1.129.306,92 euro.

Leningsbedrag 2023 (investeringen)		1.129.306,92

Jaar	Aflossing	Saldo na aflossing
2023	35.817,18	1.093.489,74
2024	66.831,16	1.026.658,58
2025	70.110,59	956.547,99
2026	70.110,59	886.437,40
2027	70.110,59	816.326,81
2028	53.957,13	762.369,68
2029	40.799,75	721.569,93
2030	40.799,75	680.770,18
2031	40.799,75	639.970,43
2032	40.799,75	599.170,68
2033	36.445,48	562.725,20
2034	31.293,30	531.431,90
2035	28.080,06	503.351,84
2036	28.080,06	475.271,78
2037	28.080,06	447.191,72
2038	26.323,21	420.868,51
2039	24.197,05	396.671,46
2040	24.130,84	372.540,62
2041	24.130,84	348.409,78
2042	24.130,84	324.278,94
2043	24.130,84	300.148,10
2044	24.130,84	276.017,26
2045	24.130,84	251.886,42
2046	24.130,84	227.755,58
2047	24.130,84	203.624,74
2048	24.130,84	179.493,90
2049	24.130,84	155.363,06
2050	24.130,84	131.232,22
2051	24.130,84	107.101,38
2052	24.130,84	82.970,54
2053	24.130,84	58.839,70
2054	24.130,84	34.708,86
2055	24.130,84	10.578,02
2056	10.578,02	0,00

Publicatiedatum: 22/11/2024