Carine Goris Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens An Craninckx Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Carine Goris Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Dirk Claes Ilse Michiels Nico Lodewijks Liesbet Serneels Ellen De Rijck Nele Demuynck Christel Hendrix Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Herwig Pierre Farida Tierens Gert Heylen Patrick Vervoort Carine Goris Piet De Bruyn Mia Van Cleynenbreugel Frans Vansteenbeeck Jeroen Janssens Jelle Wouters Suzy Michiels Bart De Vos Ingrid Van Steenberge aantal voorstanders: 21 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van 30 juni 2020 goed.
Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens An Craninckx Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Jeroen Degent Frans Vansteenbeeck Bart De Vos Dirk Claes Nele Demuynck Jelle Wouters Patrick Vervoort Nico Lodewijks Noëlla D'hooghe Carine Goris Suzy Michiels Herwig Pierre Ingrid Van Steenberge Liesbet Serneels Mia Van Cleynenbreugel Werner Mertens Ellen De Rijck Christel Hendrix Ilse Michiels Farida Tierens Gert Heylen Jeroen Janssens Piet De Bruyn aantal voorstanders: 23 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderhavige samenwerkingsovereenkomst met de zelfstandige groepering 'Interleuven ondersteunende diensten' goed.
1. ZELFSTANDIGE GROEPERING VAN PERSONEN ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID
• De zelfstandige groepering “Interleuven Ondersteunende activiteiten” werkt als een zelfstandige groepering van personen zonder rechtspersoonlijkheid overeenkomstig art. 44, §2bis, tweede lid, 2° van het BTW wetboek (hierna ‘Wbtw’).
• De zelfstandige groepering handelt tegenover haar leden en tegenover derden als afzonderlijke vereniging, onder haar eigen benaming “Zelfstandige Groepering Interleuven ondersteunende activiteiten”, hierna ook genoemd “ZG IL OA”.
• De leden gaan hiervoor een duurzame samenwerking aan.
2. LEDEN VAN DE ZELFSTANDIGE GROEPERING INTERLEUVEN ONDERSTEUNENDE ACTIVITEITEN
• De identiteit van de leden en de aard van hun activiteiten wordt opgenomen in de ledenlijst in tabel 1. Elke wijziging ingevolge uittreding van bestaande leden of toevoeging van nieuwe leden gebeurt volgens de modaliteiten bepaald in deze samenwerkingsovereenkomst.
• Bij wijziging van de leden en/of hun activiteiten wordt de ledenlijst in tabel 1 overeenkomstig aangepast.
3. OMSCHRIJVING VAN DE ACTIVITEITEN VAN DE LEDEN
• Elk lid (gemeente/OCMW/IGV/Politiezone) van ZG IL OA verklaart op geregelde wijze zoals bedoeld in artikel 44, §2bis Wbtw en randnummer 21 van de circulaire AAFisc Nr. 31/2016 een overwegend deel (minstens 50%) van zijn activiteiten uit toe oefenen die op grond van artikel 6, lid 1 Wbtw niet aan de btw onderworpen zijn of op grond van artikel 44 Wbtw van de btw zijn vrijgesteld.
4. OMSCHRIJVING VAN DE ACTIVITEITEN VAN ZG IL OA
• ZG IL OA heeft tot doel haar leden te ondersteunen bij hun activiteiten die niet aan de btw onderworpen zijn of hun activiteiten die van de btw vrijgesteld zijn. ZG IL OA zal hiertoe het nodige gekwalificeerde personeel inzetten.
• Deze ondersteunende diensten zijn steeds gerelateerd aan, gericht op en bijgevolg direct nodig voor de niet aan de btw onderworpen en voor de van de btw vrijgestelde activiteiten van de leden.
5. OMSCHRIJVING VAN DE WERKING VAN ZG IL OA
5.1 ALGEMEEN
• Het personeel dat wordt ingezet voor de dienstverlening van ZG IL OA aan de leden, is gemeenschappelijk personeel van ZG IL OA.
• Dit personeel wordt aangeworven door Interleuven als gemeenschappelijk personeel en ter beschikking gesteld door Interleuven aan ZG IL OA.
• De identiteitsgegevens van het gemeenschappelijk personeel, evenals het concrete werkregime voor wat de prestaties voor ZG IL OA betreft, zijn terug te vinden in tabel 2.
• ZG IL OA zal conform de aanmelding gevestigd zijn in de Brouwersstraat 6, 3000 Leuven waar ook haar boeken, geschriften en bescheiden zullen worden bewaard.
• Voor de doeleinden van de toepassing van btw-vrijstelling van artikel 44, §2bis Wbtw wordt Interleuven aangesteld als de beheerder van ZG IL OA. Interleuven zal bijgevolg ook instaan voor de formaliteiten die in het kader van deze btw-vrijstelling worden opgelegd aan de zelfstandige groepering waaronder de aanmelding bij de Administratie, het overmaken van de ledenlijsten, het houden van een afzonderlijke BTW-boekhouding (aan- en verkoopjournaal) en de rapportering aan de leden.
5.2 MEER BEPAALD
• De leden mandateren Interleuven, als lid van de zelfstandige groepering tot
- hetzij de aanwerving van gemeenschappelijk gespecialiseerd personeel,
- hetzij het ter beschikking stellen van eigen gekwalificeerd personeel als gemeenschappelijk personeel van de ZG IL OA
• Het gemeenschappelijk personeel van ZG IL OA zal aangenomen / tewerkgesteld worden overeenkomstig het Interleuven-personeelsstatuut.
• Minstens eenmaal per jaar zal Interleuven als beheerder van ZG IL OA een document overmaken aan de leden met een detail van de voor de zelfstandige groepering gemaakte kosten inclusief de tewerkstelling van het gemeenschappelijk personeel.
6. VERGOEDING VOOR DE DIENSTEN VERSTREKT DOOR DE ZG IL OAVOOR DE LEDEN
• Er wordt geen systematische winst beoogd met de geleverde dienstverlening.
• Eventuele winsten worden niet uitgekeerd maar aangewend voor de instandhouding of verbetering van de verstrekte diensten.
• De aan ieder lid aangerekende vergoeding vertegenwoordigt enkel de terugbetaling van zijn aandeel in de door de zelfstandige groepering gedane gezamenlijke kosten en uitgaven. ZG IL OA verricht de diensten voor haar leden op basis van een kosten- en expertisedelend principe. Hiervoor werkt ZG IL OA met een open boekhouding. Voor haar diensten rekent ZG IL OA een vergoeding aan die gebaseerd is op uurtarieven. Deze uurtarieven zijn louter kostendekkend en omvatten ook de kosten voor gezamenlijke uitgaven meer bepaald de kosten voor werknemers die algemene taken uitvoeren die niet rechtstreeks voor de leden zijn maar noodzakelijk voor de goede werking van de zelfstandige groepering (boekhouding, personeel, IT, onthaal,… inclusief kosten).
De uurlonen voor de personeelsleden worden door de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ op basis van de reële kostprijs als volgt bepaald (toestand op 01-04-2020):
– Projectleider/specialist-expert : 90,00 euro: (basis na de komma 90,05 euro)
– Projectmedewerker-expert : 80,00 euro: (basis na de komma 79,90 euro)
– Projectmedewerker : 74,00 euro: (basis na de komma 73,56 euro)
– Administratieve ondersteuning : 66,00 euro: (basis na de komma 65,95 euro)
De hier opgegeven uurlonen zijn gekoppeld aan de indexaanpassing van de lonen zoals toepasselijk in de openbare sector. Alle andere kosten, zoals verplaatsingskosten, uitrustingskosten, ... zijn begrepen in deze uurprijs.
De uurlonen worden telkens berekend op een cijfer na de komma waarna overgegaan wordt tot afronding op het lagere of hogere eenheidscijfer. Bij een volgende indexering wordt er terug uitgegaan van het vorige, na de komma bekomen cijfer, zodat er telkens een correcte berekening van de uurtarieven plaats kan vinden.
De hier opgegeven uurlonen zijn gekoppeld aan de indexaanpassing van de lonen zoals toepasselijk in de openbare sector. Alle extra lasten, zoals verplaatsingskosten, uitrustingskosten, enz… zijn begrepen in deze uurprijs.
• Enkel de effectief gepresteerde uren worden aangerekend.
Bij een interventie wordt eveneens de verplaatsingstijd aangerekend.
• De prestaties die verricht worden bij het lid worden via tijdregistratie doorgerekend. Het is de bedoeling om deze diensten te bundelen tot blokken van respectievelijk 4 of 8 uur, dit om de efficiëntie en rendabiliteit van de personeelsleden te verbeteren.
• Voor prestaties geleverd na 20.00 uur en vóór 07.00 uur tijdens de normale werkdagen en op zaterdag, zondagen en feestdagen, wordt de uurprijs met 50% verhoogd
7. VERDELING VAN DE GEZAMENLIJKE UITGAVEN ONDER DE LEDEN
7.1. Beheer en rapportering
Interleuven zal instaan voor:
• De registratie, het beheer van gezamenlijke uitgaven in een afzonderlijke BTW-boekhouding
• Periodieke (jaarlijks) rapportering over de kostprijscalculatie aan de leden
• Jaarlijkse verificatie van de leden omtrent het uitoefenen van activiteiten die zijn vrijgesteld van btw of waarvoor het lid niet btw-plichtig is (zonder tegenbericht van het lid). Via vergadering stuurgroep. De leden moeten de ZG op de hoogte brengen indien hun BTW-statuut wijzigde ten opzichte van het oorspronkelijk meegedeelde statuut.
7.2. Betalings- en afrekeningsmodaliteiten
De kostenverrekening gebeurt op basis van een driemaandelijks detail (afrekening) van de door de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ gepresteerde uren die aan de opdrachtgever wordt voorgelegd. De eerste verrekening wordt door de zelfstandige groepering ‘Interleuven ondersteunende activiteiten’ opgemaakt na het verstrijken van de eerste driemaandelijkse periode die ingaat op het ogenblik dat de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst aanvangt.
Indien er maandelijkse voorschotten worden opgevraagd, wordt bij de driemaandelijks afrekening het saldo opgevraagd of teruggestort. Dit op basis van de vergelijking van de in die periode effectief gepresteerde uren met de reeds aangerekende uren. In het geval er geen voorschotten werden aangerekend zal de driemaandelijkse afrekening de totaliteit van de desbetreffende periode omvatten. Een jaarlijkse afrekening is hier in eerste instantie dan normaliter niet nodig.
De beslissing tot opmaak van maandelijkse voorschotten hangt onder meer af van het aantal geschatte te presteren uren en zal in onderling overleg met de opdrachtgever worden vastgelegd.
De leden beschikken over een betalingstermijn van 60 dagen, te rekenen vanaf de opvraging door ZG IL OA.
8. AANSTURING
De werking van ZG IL OA wordt opgevolgd door één stuurgroep. Indien wenselijk kan er per soort van gezamenlijke dienstverlening een stuurgroep worden opgericht.
Indien hiervoor wordt geopteerd, gelden onderstaande bepalingen per stuurgroep met dien verstande dat enkel de leden die beroep doen op een specifieke soort van dienstverlening deel kunnen uitmaken van die specifieke stuurgroep.
8.1. Samenstelling stuurgroep
De stuurgroep bestaat uit een afgevaardigde van elk lid, welke een exclusiviteitsovereenkomst heeft afgesloten. De afgevaardigde is bij voorkeur:
- voor de gemeente: een lid van het college van burgemeester en schepenen of de afgevaardigde van de gemeente in de raad van bestuur van Interleuven;
- voor het OCMW: een lid van het vast bureau;
- voor de politie: een lid van het politiecollege;
- voor de intergemeentelijke vereniging: een lid van de raad van bestuur.
De leden van de stuurgroep kunnen een plaatsvervanger aanduiden.
8.2. Bevoegdheden stuurgroep
• De stuurgroep volgt de gemeenschappelijke dienstverlening en gewenste diensten binnen de specifieke doelstellingen van ZG IL OA op. Evalueert de dienstverlening en bespreekt uitbreiding ervan, doet suggesties omtrent uitvoering de dienstverlening…
• De stuurgroep neemt kennis van de verdeling van de verstrekte diensten onder de leden op.
• De stuurgroep wordt geïnformeerd over de personeelssamenstelling van het gemeenschappelijk personeel en het gevolgde personeelsbeleid.
8.3. Organisatie stuurgroep
• De stuurgroep komt minimaal één keer per jaar bijeen. Interleuven roept de vergaderingen bijeen.
• De stuurgroep duidt een voorzitter en ondervoorzitter aan onder de leden.
• In het vooruitzicht van deze vergaderingen wordt een verslag opgemaakt betreffende de werkzaamheden. Dit verslag bevat minimaal een overzicht van de verstrekte diensten per lid.
9. DUURTIJD VAN DE OVEREENKOMST
• Deze overeenkomst heeft een looptijd tot 31/12/2025.
• Na afloop van de looptijd wordt de overeenkomst, behoudens de gevallen van uittreding of stopzetting zoals hierna beschreven, telkens en automatisch verlengd voor één jaar.
• Elk lid moet minstens twee jaar onafgebroken lid zijn van ZG IL OA.
10. TOETREDING - UITTREDING VANWEGE 1 OF MEERDERE LEDEN
De toetreding van de leden kan geschieden in de loop van de bestaansperiode van de ZG IL OA. Daarbij wordt telkens afgewogen welke impact de toetreding van een nieuw lid op de te leveren prestaties heeft.
De toetreding van nieuwe leden wordt op de jaarlijkse stuurgroepvergadering gerapporteerd.
Een nieuw lid dient zich te verbinden tot een deelname van minstens 2 jaar of in voorkomend geval tot het einde van de bestaansperiode.
Na de vaste looptijd kunnen de leden uittreden uit de ZG IL OA.
De wens van een lid tot uittreding wordt schriftelijk en op basis van een beslissing van het bevoegde orgaan van het lid, medegedeeld aan de voorzitter en de ondervoorzitter van de stuurgroep per aangetekend schrijven.
Ook hier wordt de impact van de uittreding op de te leveren prestaties ingeschat en wordt de uittreding jaarlijks gerapporteerd.
11. TOEPASSINGSMODALITEITEN VAN DE BTW-VRIJSTELLING VAN ARTIKEL 44, §2BIS
De in artikel 6 genoemde gemeenschappelijke uitgaven zullen door de zelfstandige groepering aan haar leden worden doorgerekend (volgens de modaliteiten van deze overeenkomst) vrij van btw in de mate dat aan de voorwaarden van de btw-vrijstelling van artikel 44, §2bis Wbtw is voldaan.
De leden dragen individueel de eindverantwoordelijkheid voor hun eigen verklaringen vermeld in artikel 2. Indien de verklaring van een lid onjuist is, dan is dat lid ten aanzien van de zelfstandige groepering gehouden tot het voldoen van de btw (verhoogd met eventuele nalatigheidsinteresten en boetes) die verschuldigd wordt ingevolge de niet-toepasbaarheid van de btw-vrijstelling.
De leden verklaren dat zij de dienstverlening van ZG IL OA uitsluitend genieten voor de doeleinden van hun van btw vrijgestelde activiteiten (conform artikel 44 Wbtw) of hun activiteiten waarvoor ze niet-belastingplichtig zijn. Indien deze verklaring onjuist blijkt te zijn, zal het betrokken lid aan ZG IL OA de btw moeten voldoen over de integrale aangerekende vergoeding (verhoogd met eventuele nalatigheidsinteresten en boetes).
De leden die de dienstverlening van ZG IL OA slechts gedeeltelijk aanwenden voor vrijgestelde handelingen of activiteiten waarvoor zij niet-belastingplichtig zijn, dienen hiervan melding te maken. In voorkomend geval zal onderzocht worden in welke mate de door ZG IL OA aangerekende kostenvergoeding overeenkomstig de dan geldende administratieve richtlijnen kan uitgesplitst worden in een deel dat van de btw-vrijstelling kan genieten en een niet-vrijgesteld deel.
12. AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT WIJZIGENDE WETGEVING
Bij wijziging van de regelgeving (op wetgevend vlak of in de administratieve richtlijnen) omtrent zelfstandige groeperingen, op basis waarvan deze samenwerkingsovereenkomst is opgemaakt, zal de huidige samenwerkingsovereenkomst, indien nodig, worden aangepast aan deze gewijzigde regelgeving.
Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens An Craninckx Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort aantal voorstanders: 21 , aantal onthouders: 2 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Enig artikel:
De heer Piet De Bruyn, lid van het vast bureau, wordt aangeduid als vertegenwoordiger van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn in de stuurgroep van de zelfstandige groepering 'Interleuven ondersteunende diensten' voor de resterende duur van de legislatuur 2019-2024.
Betreffende artikel 1 Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens An Craninckx Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort aantal voorstanders: 21 , aantal onthouders: 2 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Betreffende artikel 2 Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens An Craninckx Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort aantal voorstanders: 21 , aantal onthouders: 2 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Artikel 1:
De heer Frans Vansteenbeeck, wordt aangeduid als afgevaardigde van het OCMW in de algemene vergadering van Poolstok cv voor de ganse legislatuur 2019-2024.
Artikel 2:
Mevrouw Noëlla D'hooghe, wordt aangeduid als plaatsvervangend afgevaardigde van het OCMW in de algemene vergadering van Poolstok cv voor de ganse legislatuur 2019-2024.
Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens An Craninckx Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Carine Goris Werner Mertens Mia Van Cleynenbreugel Farida Tierens Jeroen Degent Noëlla D'hooghe Jelle Wouters Dirk Claes Frans Vansteenbeeck Christel Hendrix Liesbet Serneels Gert Heylen Ellen De Rijck Suzy Michiels Nele Demuynck Ingrid Van Steenberge Bart De Vos Ilse Michiels Herwig Pierre Piet De Bruyn Nico Lodewijks Jeroen Janssens Patrick Vervoort Werner Mertens Patrick Vervoort Bart De Vos Suzy Michiels Liesbet Serneels Mia Van Cleynenbreugel Nele Demuynck Jeroen Janssens Jelle Wouters Noëlla D'hooghe Jeroen Degent Piet De Bruyn Frans Vansteenbeeck Ilse Michiels Ellen De Rijck Dirk Claes Herwig Pierre Nico Lodewijks Ingrid Van Steenberge Gert Heylen Farida Tierens Carine Goris Christel Hendrix aantal voorstanders: 22 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de agenda van de algemene vergadering van de coöperatieve vennootschap Poolstok cv van 4 september 2020 goed.
Artikel 2:
De vertegenwoordiger van het OCMW die zal deelnemen aan de algemene vergadering van Poolstok cv op 4 september 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), wordt gemandateerd om de agendapunten goed te keuren.